为作好评估佐证资料的收集、整理和归档工作，保证评估佐证资料的完整、规范，特制定如下标准及要求。

一、资料收集

    (一)时间范围

    1.评估资料收集时间范围一般为：2009年1月-2011年6月。

    2.教学建设性资料、有关成果性资料和获奖资料的收集时间范围一般为2005年7月至今。

    (二)资料种类

    向专家组提供的资料分为两类：基本资料和备查资料。

    基本资料为自评报告、分项自评报告、数据平台、区域社会经济发展规划、学院发展规划、学院特色专业建设规划、备查资料目录等。

    备查资料是专家组可能要查证的原始资料。分别在处室、系部评建资料室（柜）和学院评建资料室存放。各部门评建任务书中要求的资料必须全部交评建资料室归档。

    这两类资料支撑着评估指标体系，层层细化、层层衔接。资料按形式分为以下5种：

    1.文字资料: 文件、规划、方案、纪要、制度、工作计划和总结、记录、教学基本文件和教学档案等。

    2.统计资料: 统计表格、报表和名册。

    3.声像资料: 照片、录像带、声像光盘等。

    4.证书资料: 荣誉证书、获奖证书、锦旗、奖杯、奖牌、成果鉴定证书等。

    5.实物资料: 获奖作品、科技作品、著作、参编教材、发表论文、期刊等。

二、资料规格

    （一）资料格式设置（不包括原始资料、会议记录、学院印发的红头文件）

    1.页边距：上3.0厘米，下2.7厘米，左2.7厘米，右2.7厘米，页眉1.5厘米，页脚1.75厘米；排版采用Word格式。所有纸质资料统一用A4纸型双面打印或复印

    2.标题用2号小标宋或黑体，如有副标题，用小2号宋体（若字太多可适当缩小字体）；标题可分一行或多行居中排布,回行时，要做到词意完整，排列对称，标题行距为固定值33磅。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

    3.正文用3号仿宋（表格内文字的字号可适当调整）。正文在标题下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“①”。正文中如有多级标题，第一级标题用黑体字，第二级标题用楷体字，第三级标题用仿宋字。所有标题独立成行，不加标点。页码（1、2…）在页面下方居中。

    4.附件：文件资料如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件1：×××××”）；附件名称后不加标点符号。

    5.落款：凡不需加盖公章的资料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期(中文年月日)。右空4个字。

   （二）数据表格

    一般采用EXCEL格式，纵向打印。表格页面A4，左右边距均2.7厘米，上下边距均2.5厘米。如表格须横向打印的资料，上下边距均2.7厘米，左右边距均２.５厘米。

   （三）电子文档

    所有录入文本资料都要保存电子文档，电子文档按“佐证资料目录”的序号汇总。

    （四）资料汇编

    汇编成册的资料主要有:规划(发展规划、专业建设规划、师资队伍建设规划、校园建设规划等)、党政管理制度、教学管理制度、人才培养方案、主要课程标准、课程表、名册(教职工名册、学生名册等)、评建文件、评建简报等。

三、资料整理要求

    所有评估资料必须按评估体系中的评估细则支撑点的要求，按照重点考察内容进行分类，同时制作资料目录，要求分类准确，编目清楚，整齐美观，查找方便，保证评估专家调用资料的方便、快捷，总结性资料应能全面、准确地反映我院教学与管理工作的特色、优势，要进行充分提炼，确保能够充分反映评估指标要求。要在工作过程中重视原始资料的收集与积累。

    （一）电子版资料整理要求

    以主要评估指标为单位，建一个文件夹，文件夹名称为：档案盒编号+处室系部名称+主要评估指标名称；文件夹内的文件名称为：档案盒编号+处室系部名称+文件名称。

    （二）纸质资料整理要求

    教学工作中形成的资料一般应按照教学年度进行分类、整理、汇总、统计、分析、总结；其他资料一般按照自然年度收集、整理、汇总、统计、分析、总结。除原始资料、会议记录外，其它资料都要采用打印稿。

    教学部门要高度重视教学过程成果性资料的整理，此类资料为重点备查资料，如：课程表、教材目录、课程标准、学生的毕业设计（或论文）、课程的试卷及试卷分析、学生成绩单、专业建设、师资建设、课程建设、实验实训室建设资料等。

    （三）声像、证书、实物资料整理要求

    照片等声像资料装袋后分类保存，并标明内容与数量。各类证书由收集单位准备好证书复印件；获奖作品、科技作品等实物资料须拍制照片, 著作、教材需复印封面和版权页, 论文需复印封面、目录、正文和版权页；锦旗、奖杯、奖牌一般需提供原件。所有声像、证书、实物资料要列出清单（参照“材料目录样式”）。

四、资料归档

    （一）组档

    所有评估佐证资料分级编号入盒，盒内附资料目录。

    1.各处室档案按评估一级指标装盒；

    2.学院评建资料室按照《学院佐证资料目录》4级编号。3级为基础，4级根据资料的多少，依次装入档案盒，档案盒4级编号，用阿拉伯数字依次排列，格式是：主要评估指标（1级），关键评估要素（2级），重点考察内容（3级），按主要评估指标资料多少、类别分盒（4级），例如：1.领导作用；1.1学校事业发展规划；1.1.1区域社会经济发展规划；档案盒编号：0N:1-01 （如：0N:1-01,1代表主要评估指标，01是代表主要评估指标第一个档案盒的编号）依次排序。

    （二）排序

    佐证资料排序,按资料的重要性和其对观测点的佐证程度从大到小排列。由于多数资料还要进行后续补充完善,对放入档案盒的资料暂不进行整册装订,但要用夹子夹好,以防丢失。

五、资料保管

    评估资料的保管须注意以下几点：

    （一）评估资料应使用大小统一的塑料档案盒装盒后按序摆放在资料柜里，并指定专人管理，做好防火、防盗、防潮。

    （二）评估资料借阅必须办理登记手续，并限期归还，归还时由管理人员当面清点清楚，并在借阅登记本上进行注销，放回原来的位置，严防丢失。

    （三）所有的资料，任何人不得随意丢弃、销毁。对暂时无法归档的资料，可放在专用资料盒或资料袋内，并标注清楚，以便需要时调阅。

   （四）有关学院迎评工作的各类资料，未经评建工作办公室主任同意，任何人不得私自对外交流。

六、资料上报

    （一）上报时间

    2011年4月10日—2011年5月20日。 2011年5月25日前对所有评估资料模拟查验。 2011年6月初正式进行评估验收。

    （二）各系部、处室上报资料时（包括电子、声像、图片材料）同时上报资料清单，其它资料附后。

    （三）报送的资料须经以下审批程序

    1.各处室、系部评估资料收集、整理后需经主要负责人审定，并在报送审批表上签字上报。

    2.各处室、系部将本部门的评估资料按要求交评建办，由评建办工作人员审核合格后归档。

    3.各处室、系部要按照《评建工作责任书》要求的资料，对照《高等职业院校人才培养工作评估方案》指标内涵要求，收集、整理和审核资料，除原始资料外所有资料一律一式两份，一份上报评建办，一份自存建档。所有上报资料均需纸质文档和电子文档。

    （四）注意事项

　　各处室、系部资料整理以《渭南职业技术学院人才培养工作评估ＸＸ目标任务书》为准，按项目和档案盒号逐项整理。并将资料在规定时间内统一交评建办，并填写《部门上交资料清单》一式两份。

    1.资料报送应指派专人负责，报送时要当面办理好各项资料的交接手续。

    2.凡上报的文字资料需同时上报对应的电子档案（以文件夹形式，分类命名）。

    3.注意排版美观，规格符合要求，版面整洁。

    4.凡零乱、无序的资料不予接收。

评建办资料负责人：孙焕绒  联系电话：2085082

 

                                               评建办公室

                                            二○一一年四月五日